Gemeente Beverwijk heeft ownCloud ingevoerd om veilig bestanden te delen

We vroegen aan Alex van Bogget, de beheerder en ICT medewerker van de Gemeente hoe de implementatie verlopen is en of de aanschaf ook bevalt. ownCloud is volgens hem veilig, eenvoudig en is goed modulair opgebouwd. Bovendien verliep de implementatie soepel.

Wat is de reden geweest om voor ownCloud te kiezen?
“Wij zochten een oplossing om veilig bestanden te delen met de raadscommissie. Ook in andere delen van onze organisatie worden soms (grote) bestanden gedeeld en dan willen we graag zeker weten of dit conform de regels gebeurt. Dus veilig, de data moet op Nederlands grondgebied blijven en de certificeringen moeten op orde zijn.”, zo zegt Alex van Bogget. “Dan is ownCloud een logische oplossing”.

Hoe is de implementatie verlopen?
“Soepel! Ja, ik kan wel zeggen heel gemakkelijk. We moesten zelf een certificaat plaatsen, maar de enterprise-versie van ownCloud is verder een zeer eenvoudige implementatie. Er is een duidelijke handleiding en de dienst is heel logisch in gebruik. We hebben gekozen voor externe hosting, omdat dan ook alles qua beveiliging en gemak aansluit bij ons informatiebeveiligingsbeleid”.

De communicatie met de medewerkers van eGem, Netaffairs en gemeente Beverwijk ging prettig en vakkundig. “We hadden met de uitleg naar een gebruiker per ongeluk teveel bestanden gewist. Na 1 belletje was binnen 10 minuten een restore gerealiseerd. Dat is service en ondersteuning zoals je het graag ziet.”

Hoe is de organisatie betrokken?
“Vanaf het moment van aanschaf tot en met de implementatie zijn zowel het team Informatisering & Automatisering als de afdeling Welzijn betrokken. Dat is essentieel want het moet met name komen van de medewerkers, die er uiteindelijk mee gaan werken. Het wijkteam moet er het nut en de noodzaak van inzien. Het gaat om de bewustwoording bij mensen van de mogelijke risico’s. Het gaat om de bewustwoording bij mensen van de mogelijke risico’s. Je wilt niet dat private gegevens op straat komen te liggen.

Kijk naar de recente voorbeelden van gemeente Rotterdam en Oegsgeest. Dat wil je te allen tijde voorkomen.”

Is er nog iets te verbeteren of te leren?
“Ja, eigenlijk wilden we gelijk al de 2FA invoeren, maar dat is in de volle breedte nu nog niet mogelijk. Gelukkig is dit inde volgende versie wel mogelijk. Die versie wordt komende maand geïmplementeerd. Daarnaast zijn er zoveel modules en app’s beschikbaar die gekoppeld zijn met ownCloud. We moeten daar nog naar kijken, bijvoorbeeld naar een agendafunctie.

Wat wil je tenslotte andere gemeenten nog meegeven?
“Wees kritisch met het toelaten van externen op je netwerk.” ownCloud kan daarbij helpen om veilig (grote) bestanden te delen, zonder dat je risico’s neemt op je eigen netwerk”.

Alex van Bogget sluit af met:

“Je merkt dat je te maken hebt met mensen met inhoudelijke kennis. De implementatie van ownCloud verdient wat mij betreft dan ook een groen duimpje of een acht. Dat is voor mij echt hoog, normaal geef ik alleen maar zeventjes als het echt goed is!”

De productbrochure treft u hier aan.

Heeft u ook interesse in ownCloud?

Contact ons

Diensten

eGem