Voorkom dat je mail te snel verzonden wordt
14 februari 2020
Iedereen herkent het wel. Je klikt op ‘verzenden’ in Outlook en je realiseert je ineens dat je bijvoorbeeld de bijlage bent vergeten toe te voegen. Je kan dit gelukkig eenvoudig voorkomen.
Eerst nadenken
Soms ben je door de hectiek van de dag gewoon net even te snel. Denk aan de genoemde vergeten bijlage. Of je wilt toch nog even de formulering in de e-mail nuanceren. De e-mail is toch wel erg boos geschreven. De opgestelde e-mail is allesbehalve volledig. Je wilt extra controleren of de juiste ontvangers in de e-mail staan of je wilt wil de e-mail toch wel of juist niet via de veilige zendknop van ZorgMail versturen.
De bezorging van alle mail berichten uitstellen
Gelukkig is er een makkelijke oplossing. In Outlook heb je de mogelijkheid namelijk om de bezorging van alle mail berichten van jou tot maximaal twee uur uitstellen. Dit kun je zelf eenvoudig doen door een regel aan te maken. Hieronder leggen wij dat uit voor Outlook in Windows:
- Klik op Bestand.
- Klik op Regels en waarschuwingen beheren.
- Klik op Nieuwe regel.
- Klik in het vak Stap 1: selecteer een sjabloon onder Beginnen met een lege regel op Regel toepassen op berichten die ik verzend en klik vervolgens op Volgende.
- Schakel in de lijst van Stap 1: selecteer een of meerdere voorwaarden de selectievakjes van de gewenste opties in en klik vervolgens op Volgende.Als u geen selectievakjes inschakelt, wordt er een bevestigingsdialoogvenster weergegeven. Wanneer u op Ja klikt, wordt de regel die u hebt gemaakt, toegepast op alle berichten die u verzendt.
- Schakel in de lijst van Stap 1: selecteer een of meerdere acties het selectievakje aflevering van het bericht een aantal minuten uitstellen in .
- Klik in het vak Stap 2: bewerk de beschrijving van de regel (klik op een onderstreepte waarde) op de onderstreepte tekst een aantal en geef het aantal minuten op waarmee de verzending van berichten wilt vertragen.De bezorging kan maximaal 120 minuten worden uitgesteld.
- Klik op OK en daarna op Volgende.
- Schakel de selectievakjes in voor uitzonderingen die u wilt toepassen.
- Klik op Volgende.
- Typ in het vak Stap 1: geef een naam op voor deze regel een naam voor de regel.
- Schakel het selectievakje Schakel deze regel in in.
- Klik op Voltooien.
Nadat u op Verzenden hebt geklikt, blijft elk bericht gedurende de opgegeven tijdsduur in de map Postvak UIT staan.
Mail bericht extra controleren, aanvullen of gewoon verwijderen
Mocht je nu te snel hebben geklikt, dan zoek je het e-mail bericht op in het Postvak UIT. Daar staat het te wachten totdat het aantal minuten wat je hierboven hebt ingesteld, zijn verstreken. Je kan het bericht nu openen, controleren, aanvullen of gewoon verwijderen.
Toch direct versturen?
In een enkel geval wil je toch het bericht direct versturen. Bijvoorbeeld als je met iemand telefonisch in gesprek bent en je wilt de via e-mail toegestuurde informatie bespreken. Op dat soort momenten is het handig om een e-mail direct te kunnen versturen. Dat kan eenvoudig door een uitzondering in de regel te plaatsen bij stap 9. Wij hebben het zo opgelost:
- Schakel het selectievakje behalve als het onderwerp specifieke tekst bevat‘ in voor uitzonderingen die u wilt toepassen. Klik in het vak Stap 2: bewerk de beschrijving van de regel (klik op een onderstreepte waarde) op de onderstreepte tekst specifieke tekst en typ daarin ‘nuverzenden’.
Op het moment dat je nu in e-mail in de onderwerpregel ‘nuverzenden’ typt, wordt het mail bericht direct verzonden.
Er bestaat ook de mogelijkheid om de geadresseerden als uitzondering toe te voegen, bijvoorbeeld directe collega’s.
| ZorgMail heeft er voor gekozen om te integreren met Outlook en Exchange van Microsoft, waardoor veel functionaliteiten beschikbaar blijven voor gebruikers en organisaties. Denk hierbij aan uitgesteld verzenden, maar ook aan het intrekken van verzonden e-mails of het gebruik kunnen maken gegevensbeschermingstools (DLP). Hierover later meer.
Goed om te weten is dat ZorgMail geen eigen server op locatie van organisaties installeert. Zo blijft ook het beheer uiterst vertrouwd en eenvoudig. |
