De kracht van een e-mail en berichten community

15 juni 2018

Nu op 25 mei 2018 de AVG is ingegaan, zijn steeds meer organisaties zich bewust van de risico’s van het verwerken van privacy gevoelige informatie. Dat is een goede zaak. Naast de toegenomen bewustwording hebben veel organisaties hun maatregelen genomen. Bijvoorbeeld bij het transport en uitwisseling van privacy gevoelige berichten via e-mail. Helaas komt dit niet altijd ten goede van de gebruikersvriendelijkheid. Aansluiten op een community kan dan uitkomst bieden.

Elke dag meerdere e-mails met tokens ontvangen is vervelend

Ontvangers van privacy gevoelige e-mail dienen berichten in toenemende mate te ontsleutelen met een toegezonden wachtwoord. Geen probleem als je een keertje zo’n e-mail ontvangt. Met het ontvangen wachtwoord per SMS of per e-mail ontsleutel je de beveiligde e-mail in een mum van tijd. Het begint pas vervelend te worden als je een paar keer op een dag deze e-mails ontvangt. Zeker in de samenwerking met ketenpartners, bijvoorbeeld tussen gemeenten en zorgverleners. Of wijkteams en huisartsen. In deze situaties is het handig als je zonder gedoe berichten kan delen. Dat scheelt tijd en heel veel frustratie.

Een e-mail en een berichten community kan dan soelaas bieden. Deze communities bestaan uit groepen mensen of organisaties met een gezamenlijk doel en belang. Zij sluiten vanuit efficiency, gemak en beveiliging aan op een centrale dienst. De voordelen zijn evident. Door de standaard wijze van aansluiten hoeven organisaties slechts één keer aan te sluiten en op de wijze zoals zij willen. Bovendien is z’n community besloten en daardoor bekend en vertrouwd. Op deze manier kan op een eenvoudige, veilige en vertrouwde wijze gegevens uitgewisseld worden. Zeker als het gaat om privacy gevoelige berichten.

Community geeft minder gedoe voor de keten

In Nederland bestaat sinds 1995 een e-mail en berichten community. Deze is destijds ontstaan omdat ziekenhuizen en huisartsen in toenemende mate elektronisch gegevens wilde uitwisselen met elkaar. De kaartenbakken met patiëntgegevens werden namelijk ingewisseld voor moderne computers met applicaties. Gegevens werden daardoor digitaal en het digitaal uitwisselen werd daarom de volgende logische behoefte.

Om de verschillende applicaties met elkaar te kunnen laten praten, was en is een zogenaamde berichtenstandaard noodzakelijk. Edifact was reeds een wereldwijde bekende standaard. Deze is toen ingezet en de ZorgMail community was geboren. Huisartsen konden vanaf dat moment erg eenvoudig vanuit hun Huisartsen Informatie Systeem (HIS) een veilig gestructureerd bericht versturen naar het ziekenhuis, waar het meteen in het Ziekenhuis Informatie Systeem (ZIS) opgenomen kon worden. Eenvoudig, veilig, vertrouwd en bovendien gestandaardiseerd. Een sprong voorwaarts voor de efficiency in de keten.

Toen later in eind jaren negentig ook het e-mail verkeer fors in gebruik toenam, kwam vanuit de ZorgMail community ook de behoefte om veilig te kunnen e-mailen. Deze ongestructureerde berichten werden toen gecombineerd met het bestaande Edifact gestructureerde berichtenverkeer. Een uniek concept, omdat nog steeds via de ene standaard aansluitwijze zowel e-mails als berichten veilig kunnen worden uitgewisseld. Zo kan een huisarts een Edifact bericht vanuit zijn HIS versturen en komt deze gewoon leesbaar als e-mail in de e-mail postbus van een wijkteamverpleger van een gemeente binnen. Zonder gedoe, zonder extra handelingen en wachtwoorden.

Voorbeelden gegevensuitwisseling tussen huisartsen en wijkteams

Door de unieke combinatie van gestructureerde en ongestructureerde gegevensuitwisseling met ZorgMail kan nagenoeg iedere situatie worden ondersteund. Een voorbeeld hiervan is:

• De huisarts verstuurt vanuit het Huisartsen Informatie Systeem een verwijsbrief/overdracht naar het Wijkteam; dit is een gestructureerd aangemaakt Edifactbericht;
• Indien het Wijkteam (nog) geen aan ZorgMail gekoppeld informatiesysteem heeft, wordt het Edifactbericht door ZorgMail vertaald naar een leesbare veilige e-mail om te kunnen afleveren;
• Het Wijkteam verzorgt een terugkoppeling op de verwijzing/overdracht richting de huisarts in de vorm van een veilige e-mail;

De huisarts voegt de e-mail en eventuele bijlage toe aan het patiëntendossier in het Huisartsen Informatie Systeem.

Volwassen en gestandaardiseerd

Nu in 2018 bestaat de ZorgMail community uit maar liefst 14.000 organisaties, waaronder ruim 140 gemeenten. Sinds begin 2016 is het aantal gemeenten dat heeft gekozen voor ZorgMail meer dan verdubbeld. Deze gemeenten vertegenwoordigen samen 40% van de Nederlandse bevolking. De aangesloten gemeenten kunnen berichten veilig en eenvoudig uitwisselen met bijvoorbeeld met zorgverleners. Via email of via gestructureerd via Edifact. Veilig berichten en emails uitwisselen zonder gedoe voor verzender en voor ontvanger. Dat is de kracht van een e-mail en berichten community, zoals ZorgMail.

Weten of aansluiten op de ZorgMail community ook voor jouw overheidsorganisatie interessant is? Kijk dan hier voor meer informatie of neem dan contact op met eGem via 088-9600800 of info@egem.nl.