Twee voorbeelden hoe gemeenten veilig bestanden delen met een BABS

27 juni 2016

Momenteel is de overheid in de ban van datalekken. Er is bijna wekelijks wel iets in het nieuws. Ik kom veel bij gemeenten en spreek dan over veilige communicatie voor gemeenten. Hoe doe je dat praktisch? Hoe doe je dit beheersbaar? Wat is kosteneffectief? En wie heeft er last of profijt van; management of bestuur, de ICT afdeling of de medewerkers?

Ik neem u mee in mijn bevindingen en geef twee praktische voorbeelden. Twee uiteenlopende gemeenten hadden een probleem met het uitwisselen van bestanden naar de trouwambtenaar, ofwel, de Bijzondere Ambtenaren Burgerlijke Stand (BABS). Een BABS is vaak een externe persoon die huwelijksvoltrekkingen doet als hobby, bijbaantje of voor de eer. Maar het is wel een taak met verantwoordelijkheid en de BABS legt daarom dan ook een ‘eed’ af. Een BABS heeft privacy gevoelige informatie nodig over het toekomstige echtpaar. Vroeger werden deze geprint en per post verstuurd. Nu gaat dit per mail. Het gaat om een bestanden met een kopie van de identiteitsbewijzen met daarop de BSN nummers, het adres en het soort huwelijk. Uiteraard kent en omarmt elke gemeente de Baseline Informatie Beveiliging (BIG) en wil men zich aan de wet houden voor de Autoriteit Persoonsgegevens. Maar hoe richt je dit praktisch in?

De ene gemeente heeft zijn proces ingericht met een ownCloud oplossing. Hoe dat werkt kunt u hier bekijken in 2 minuten. ownCloud is:

• Simpel te installeren,
• Snel uit te voeren
• De BABS hoeft thuis niets te installeren
• Goedkoop.

Nadeel is dat de bestanden op de privé-PC van de BABS kunnen staan en er geen controle is op het wissen van bestanden, na de ceremonie.

De andere gemeente neemt veilig email af, via eGem en ZorgMail. In een subdomein wordt een groep (adresboekje) aangemaakt en via ‘webmail’ worden zeer veilig bestanden uitgewisseld. De voordelen hiervan zijn:

• Veilig mailen binnen een geselecteerde groep mensen (of organisaties)
• lage kosten, circa € 25 per jaar per email adres
• praktisch, geen ICT afhankelijkheid
• snel aan en uit te zetten
• simpel voor de ‘BABS’, ze krijgt een gebruikersnaam en wachtwoord
• Opslag van de bestanden is beschermd

Digitaal: het kan allemaal wel… maar soms verlang je weleens terug naar gewoon papier….of niet?

Johan van Marle is directeur bij eGem. Hij werkt al ruim 20 jaar op het snijvlak van ICT en gemeenten Met eGem is hij gericht op gebruiksvriendelijke, betaalbare en beheersbare oplossingen op veilige communicatie van overheden.